從一場會議，掌握創業家心法：訊連科技總經理張華禎

軟體、自有品牌、揚名國際，對台灣企業最困難的這三件事，訊連科技總經理張華禎都做到了。透過一場產品開發會議，你可以清楚看出她的創業家心法及管理哲學。

The Gregory Mantell Show -- Mouth Trap

Eileen McDargh says talking more, not less, will increase your productivity at the office. She's author of "Talk Ain't Cheap...It's Priceless!"

And do you suffer from foot in the mouth disease? Gary Seigel, author of "Mouth Trap," tells you how to avoid email road rage.


4原則，第一次開會就上手

自5月起，《Cheers》雜誌全新推出「新手主管專修班」系列，
針對新手主管管理上最頭痛的難題，
提供最實用、最具體的解方。

文／洪懿妍　圖／Cheers雜誌
2010年5月 Cheers 雜誌

當部屬的多半不喜歡開會，殊不知，對主管來說，開會壓力也很大！尤其是年輕、或剛上任的新手主管，會議不只是下指令的場合，同時也是直接面對下屬質疑跟挑戰的時候，每個人都睜大眼睛在看：這個位子，你可以坐多久？

知名的激勵專家，《言語無價》（Talk Ain't Cheap? It's Priceless）的作者艾蓮．麥達（Eileen McDargh）就指出，在限定時間內，召集數目適當、職務適當的成員，進行一場緊湊、聚焦、成功的會議，有助於將新手主管快速拉高到領導人的層次。

不過，這種能力不是天生的，需要事前好好準備。既然會議室是建立主管威信的重要地點，最好從召集會議那一刻起，就開始沙盤推演，做好計劃。這樣才能發揮領導力，帶領下屬「愈開愈會」，而不是「愈開愈不會」！

如何主持一場成功的會議？首要之務是掌握4大基本原則。

原則1：開會目的先想清楚

召集會議之前一定要先想清楚，你希望這場會議結束之後，獲得什麼樣的結果。
●你想要解決某個問題？
●你想要得到有用的構想？
●你想要了解計劃的進度？
●你想要傳遞或接收某些資訊？

原則2：會議流程再三確認

開會最忌議題東拉西扯，夾纏不清。在開會之前，把所有的問題組織排序是極為重要的一件事。一份妥善研擬的議程可以讓所有與會者掌握會議的梗概，提升會議效率。

一份好的議程內容必須包括：
●會議的時間及地點。
●會議主題。如「X專案進度會議」、「預算會議」、「腦力激盪會議」等。
●討論的子題。
●所有出席人員名單。
●每個子題的報告人姓名。
●每位報告人所分配到的時間。

為了讓與會者進入狀況並做好準備，你最好在會議前兩天就將議程送出，同時也要求報告者先將需要其他人閱讀的資料寄出。

原則3：發言時間分秒必較

時間是不可逆，無法取代的珍貴資源，沒有人希望自己的時間被浪費。要知道，某人在一個8人的會議上遲到15分鐘，就等於耗掉了組織兩小時的時間。

因此，會議時間一到，就馬上進入議程，儘速建立明快的領導人形象。接下來，以議程作為你掌控時間的最高指導原則，嚴格要求與會者遵守規定的發言時間。

務必事先確認所有重要議題都已納入議程，不要在議程最後列個「臨時動議」欄位，它往往就是浪費時間的幫兇。

如果你意識到大家在某個議題上逗留太久，想辦法加快步調，快速做出決定。或者，要求相關成員另外再召開一個小會議，進行討論。

此外，可以在會議以外的時間做的事，就不要拿到會議上來做。例如，可事先閱讀的資料、可透過電子郵件或佈告欄公布的訊息等。

如果你想確定團隊成員都了解你的意思，並且需要雙向溝通，那麼只要針對先前發出的訊息，透過email問答確認就行了。

還有，在會議上最好不要為了一些小事追根究柢，可以留到會後再說。

原則4：讓所有人感到滿意

記住，當你主持一場會議時，既要處理事，也要處理人。因此，除了達成會議目標外，也要讓與會者感到滿意。

針對你的會議主題，也許有人希望再增加某個討論議題；也許你分配給某個議題的時間太多或太少。你要允許與會者在開會之前，對議程提出意見，並且在會議中鼓勵開放性的溝通。

還有，開會是個民主的過程，絕不要拿頭銜來壓人。最後，會議結束時，花個幾分鐘的時間，對照你的會議目標，來評估會議的成效，以作為下次開會的改進依據。

開會前5點提醒

1.必要時才開會。

2.要求與會者關掉手機或調成靜音。

3.檢視行之有年的例行性會議，如果已經淪為形式，取消它。

4.避免在晚上及週末開會，如果非得這麼做，至少要保留到緊急時才用。

5.不要在開會時進行社交，別把會議室當成交誼廳。

6.別忘了說︰謝謝。

Cordially,
Robert
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